Privatlivspolitik

1. Dataansvarlig

Dataansvarlig for behandlingen af personoplysninger i GymSkema er:

Daniel Bækkegaard Munkholm
E-mail: daniel@gymskema.dk

GymSkema er en selvstændig elevtjeneste og er ikke en officiel platform fra Ringkøbing Gymnasium. Skolen er ikke dataansvarlig for denne tjeneste, medmindre andet følger af lov eller aftale.

2. Hvad er GymSkema?

GymSkema er en webapp til elever på Ringkøbing Gymnasium. Kernefunktionen er et mere overskueligt skema synkroniseret fra LUDUS, inkl. fritimer, ændringer, lektier, dokumenter, beskeder, valgfri notifikationer, privat iCal-feed og PWA. Der findes også offentlige sider uden login (fx forsiden, om, roadmap, changelog, kalender og studieretningsplanlæggeren). Læs mere på Om GymSkema.

3. Hvilke personoplysninger behandler vi?

Omfanget afhænger af, om du blot besøger siden, eller om du har en konto og bruger funktionerne.

3.1 Konto og profil

• Kursist-id / elev-id (LUDUS), skolemail ({id}@elever.rkbgym.dk) og brugernavn (samme som kursist-id)
• Valgfri kontaktmail (personlig e-mail). Når du har sat den, sendes mails fra GymSkema til både skolemail og kontaktmail
• Navn fra skolens elevliste (roster), klasse (fra LUDUS-sync), fødselsdato og profilbillede
• Valgfri bio
• Tidspunkt for accept af vilkår/privatliv og version af privatlivspolitik
• Notifikationsindstillinger, fag-aliases/farver, privat-markering af enkelte lektioner, kalender-token til privat iCal-abonnement
• Favoritter (fastgjorte elever), seneste aktivitet (last seen) til drift og support

3.2 Skema, lektier og dokumenter (LUDUS-synk)

Når du har en konto, accepterer du, at vi indhenter og lagrer dit skema og tilhørende data fra LUDUS på vores servere. Det er nødvendigt for, at GymSkema kan vise dig skema, fritimer, ændringer, lektier og dokumenter. Synkroniseringen kører løbende, mens kontoen er aktiv.

Synkroniseringen sker server-side med en teknisk LUDUS-adgang. Du logger ikke ind i LUDUS gennem GymSkema, og vi gemmer ikke din personlige LUDUS-adgangskode. Match sker typisk via elev-id / kursistnummer.

• Lektioner: tidspunkter, fag, lokale, lærer, beskrivelser/modulnoter, aflysninger, begivenheder og ændringslog
• Lektier og dokumentmetadata/filer (typisk klasse-delt), inkl. valgfri dansk oversættelse når du trykker «Oversæt»
• I weekenden kan skoleåret synkroniseres bagud til arkiv uden at sende dig push om hver enkelt ændring

Karakterer og fuldt fraværsregister håndteres i LUDUS. GymSkema viser ikke et selvstændigt karaktermodul.

3.3 Beskeder og fællesskab

• Samtaler (direkte, gruppe, automatisk klassechat og skolechat), beskedtekst og vedhæftede filer (op til flere filer pr. besked; billeder kan konverteres fx fra HEIC)
• Blokeringer, anmeldelser af beskeder og spørgeskema-svar
• Feedback/supportbeskeder (kan indeholde navn/e-mail)

3.4 Tekniske og sikkerhedsdata

• Session-/auth-cookies (JWT via Microsoft-login), CSRF-cookies
• Push-abonnement (endpoint og krypteringsnøgler), når du aktiverer push
• Sikkerheds- og auditlog: handling, tidspunkt, eventuelt bruger-id, IP-adresse og user-agent ved relevante hændelser (fx login, sync, sletning)
• Midlertidige rate-limit-nøgler (fx IP eller e-mail) til misbrugsforebyggelse

3.5 Statistik (førstepart)

• Besøgs-cookie (gs_vid) med et tilfældigt id
• Sidevisninger: sti, tidspunkt, om besøget ser ud til at komme fra skolens netværk (ja/nej). Rå IP-adresse gemmes ikke i statistikken
• Hvis du er logget ind, kan sidevisningen knyttes til din bruger-id

3.6 Elevliste

Administrator vedligeholder en elevliste med elev-id, navn og klasseangivelse. Listen bruges til at knytte konti til korrekte stamdata og til drift. Når oprettelse er åben, skal du stå på elevlisten for at oprette en konto via Microsoft-login. Elevlisten opretter ikke konti af sig selv.

3.7 Offentlige værktøjer uden konto

Studieretningsplanlæggeren og øvrige offentlige sider kræver ikke login. Valg i planlæggeren ligger typisk i din browsers URL/local state og i en PDF, du selv eksporterer. Vi bruger ikke planlæggeren til at opbygge en elevprofil. Almindelig serverlog og førsteparts statistik kan dog registrere sidebesøg som beskrevet ovenfor.

4. Formål og retsgrundlag

• Konto, login og kernefunktioner (skema, fritimer, profil, synk), nødvendigt for at opfylde aftalen om brug af tjenesten (GDPR art. 6, stk. 1, litra b). Ved førstegangsbrug accepterer du eksplicit vilkår og privatlivspolitik, herunder at vi indhenter og lagrer dit skema fra LUDUS. Accepten registreres med tidspunkt og politikversion.
• Synlighed blandt andre elever: legitim interesse i at drive et praktisk skoleskema-fællesskab for elever på Ringkøbing Gymnasium (art. 6, stk. 1, litra f), og en del af tjenestens design (fritimer, sammenligning, klasseoversigt). Du kan skjule enkelte skemabrikker for andre.
• Beskeder, filer og spørgeskemaer: art. 6, stk. 1, litra b (levering af funktioner du vælger at bruge) og litra f, hvor det drejer sig om fællesskab, moderation og produktforbedring.
• Push-notifikationer: kun når du har slået den pågældende kanal til (samtykke/indstilling, art. 6, stk. 1, litra a). Typiske kanaler: skemaændringer, lektier, dokumenter, morgenoverblik, idrætstaske, snart næste modul og nye beskeder. Vigtige kontomeddelelser kan sendes på e-mail (skolemail og eventuel kontaktmail), når det er nødvendigt for tjenesten.
• Privat iCal-feed: art. 6, stk. 1, litra b, når du aktiverer feedet. Adgang sker via hemmeligt token-link.
• Sikkerhed, misbrugsforebyggelse og drift: legitim interesse (art. 6, stk. 1, litra f), herunder rate limits, auditlog og admin-advarsler.
• Førsteparts statistik: legitim interesse i at forstå brug og forbedre tjenesten (art. 6, stk. 1, litra f). Du kan gøre indsigelse/fravælge (se cookies nedenfor).
• Lektie-oversættelse: kun når du trykker «Oversæt» (art. 6, stk. 1, litra b og f). Teksten sendes til DeepL SE; resultat kan caches i appen.
• GDPR-anmodninger og rettighedsudøvelse: art. 6, stk. 1, litra c (retlig forpligtelse), hvor det er nødvendigt for at opfylde databeskyttelsesretten.
• Tekniske backups: legitim interesse i driftskontinuitet (art. 6, stk. 1, litra f), med begrænset opbevaring.

Ved behandling baseret på legitim interesse har vi afvejet dine interesser og rettigheder over for behovet for at levere og sikre en elevtjeneste på skolen. Du kan gøre indsigelse. Se afsnit 8.

5. Hvem har adgang til oplysningerne?

5.1 Andre elever

Verificerede elever på skolen kan typisk se: navn, brugernavn, klasse, profilbillede, fødselsdag, alder, bio, medlem siden og skema (undtagen lektioner du har markeret private). Fødselsdage kan fremhæves i klasseoversigten. Beskeder og vedhæftninger ses af deltagere i samtalen.

iCal: Den der har dit hemmelige kalenderlink, kan hente skemaoplysninger uden login. Del kun linket med dig selv eller personer, du stoler på. Tokenet kan fornys under Profil.

5.2 Administratorer

Brugere med rollen ADMIN kan administrere elevliste, konti, synkronisering, kommunikation (inkl. mulighed for at se/moderere beskeder ved behov), spørgeskemaer, feedback, mails, CMS, GDPR-anmodninger og statistik, i det omfang det er nødvendigt for drift og sikkerhed.

5.3 Databehandlere og leverandører

Vi sælger ikke dine personoplysninger. Vi bruger bl.a.:

• Egen hosting og database: drift af applikation og PostgreSQL på egen server
• Backblaze B2: objektlager til avatarer, chatfiler, lektiedokumenter og tekniske backups (endpoint i EU). Databehandleraftale gælder via Backblaze’ vilkår
• E-mail: Resend og/eller SMTP (fx Simply.com) til retention-/inaktivitetsmails og administrative meddelelser. Resend DPA gælder via deres vilkår; Simply har underskrevet DPA
• Web Push: browser-/OS-push (fx via FCM), når du har aktiveret notifikationer
• DeepL SE: oversættelse af lektietekst ved eksplicit klik. DeepL API Free tilbyder ikke nødvendigvis formel databehandleraftale efter art. 28; indsendt tekst kan på Free-planen bruges til at forbedre tjenesten. Brug derfor ikke «Oversæt» til særligt følsomt indhold

LUDUS (rkbgym.luduseg.dk) er skolens system og datakilde for skema. GymSkema synkroniserer data herfra via en server-side integration. LUDUS er ikke en «modtager» i markedsføringsøjemed, men en nødvendig kilde til skemadata.

Nogle leverandører kan behandle data uden for EØS. Hvor det er relevant, baserer vi overførsler på EU-Kommissionens tilstrækkelighedsafgørelser, standardkontraktbestemmelser eller anden gyldig overførselsmekanisme, og vi vurderer leverandørernes sikkerhedsniveau.

6. Opbevaring og sletning

• Aktiv konto: oplysninger opbevares, så længe kontoen er aktiv, eller så længe det er nødvendigt for formålet og eventuelle lovkrav.
• Ufuldstændige konti: konti der ikke færdiggøres (fx manglende profilbillede) kan advares og slettes automatisk inden for ca. 10 dage.
• Inaktivitet: elever uden aktivitet i en periode kan få en påmindelse pr. e-mail (uden automatisk sletning alene af den grund).
• Rate-limit-nøgler: midlertidige nøgler slettes automatisk efter kort tid.
• Statistik og auditlog: typisk op til 24 måneder, hvorefter de slettes automatisk.
• Statistik-cookie: gs_vid ca. 1 år.
• Tekniske backups: sikkerhedskopier (inkl. database- og filsnapshots) kan midlertidigt indeholde personoplysninger efter sletning, indtil backupen udløber eller overskrives.
• Kontosletning: når du sletter kontoen, slettes eller anonymiseres dine personoplysninger i appen (profil, skema, beskeder m.m.), med forbehold for backups og midlertidig dokumentation i logs.
• Klasse-delte lektier/dokumenter: kan fortsætte at eksistere for andre elever i klassen, også efter din sletning, da de ikke er personligt ejede filer alene.

7. Sikkerhed

Vi anvender passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, herunder bl.a. Microsoft-login (skolekonto), krypterede forbindelser (HTTPS), begrænsede JWT-sessioner, rate limiting, adgangskontrol for admin og filadgang, Content-Security-Policy og auditlog for relevante sikkerhedshændelser. LUDUS-legitimation findes kun i scraper-processen og eksponeres ikke til din browser. Ingen sikkerhedsforanstaltning er 100 % uigennemtrængelig.

8. Dine rettigheder

Efter GDPR har du som udgangspunkt ret til indsigt, berigtigelse, sletning («retten til at blive glemt»), begrænsning, dataportabilitet, indsigelse (herunder mod behandling baseret på legitim interesse) og til at trække samtykke tilbage, hvor behandlingen bygger på samtykke. Tilbagetrækning påvirker ikke lovligheden af tidligere behandling.

Vi svarer uden unødig forsinkelse og senest inden for 28 dage, jf. art. 12 (kan forlænges i særlige tilfælde).

• Indsigt og portabilitet: Profil → Dine rettigheder (GDPR) , download JSON-eksport. Skoleår-arkiv (.zip) med lektier/dokumenter findes samme sted.
• Sletning: «Slet konto» under Profil, eller kontakt os.
• Berigtigelse: avatar, bio, fødselsdato og notifikationer under Profil. Kursist-id kan ikke ændres. Navn via elevlisten (admin); klasse via LUDUS-sync.
• Indsigelse / begrænsning / øvrige anmodninger: via Profil (GDPR-formular) eller e-mail.
• Push-samtykke: slå kanaler fra under Profil.
• iCal: forny eller deaktivér token under Profil.
• Statistik: fravælg nedenfor eller under Profil.

Kontakt: daniel@gymskema.dk. Du kan klage til Datatilsynet (datatilsynet.dk).

9. Cookies og lokal lagring

Vi bruger cookies og lignende teknologi. Nødvendige cookies kræver ikke samtykke efter ePrivacy-reglerne. Statistik-cookien er førstepart og behandles under legitim interesse med mulighed for fravalg (opt-out).

• Auth.js / session: nødvendig for sikkert login (session, CSRF, callback).
• gymskema_pwa_hide: husker «vis ikke igen» på installationsbanner (ca. 1 år; banner kun for indloggede).
• gymskema_theme: tema (lys/mørk/system), også i localStorage.
• gs_vid: tilfældigt besøgs-id til unikke besøg (ca. 1 år). Indeholder ikke navn eller e-mail.
• gs_stats_optout: husker dit fravalg af statistik (ca. 1 år).
• Service worker / PWA: offline og push, når du installerer eller bruger appen.
• localStorage / sessionStorage: fx UI-præferencer. Gemmes lokalt i din browser.

IndexNow og SEO-sitemap bruges til at pege søgemotorer på offentlige URL’er og indeholder ikke dine kontooplysninger.

Fravælg førsteparts statistik

Du kan slå sidevisningsstatistik fra her, også uden at være logget ind:

10. Unge brugere

Tjenesten er rettet mod gymnasieelever på Ringkøbing Gymnasium. Profil og skema kan ses af andre elever. Hvis du er under 18 år, anbefaler vi, at du er opmærksom på, hvad du deler (fx profilbillede, bio og chat). Forældre eller værger kan kontakte dataansvarlig på ovenstående e-mail ved spørgsmål eller anmodninger på vegne af eleven, i det omfang det er relevant og lovligt.

11. Ændringer

Vi kan opdatere denne privatlivspolitik, når tjenesten eller reglerne ændrer sig. Den gældende version findes altid på denne side med versionsdato (2026-09-15). Ved væsentlige ændringer bestræber vi os på at informere dig via appen eller e-mail, hvor det er praktisk muligt.

12. Kontakt

Daniel Bækkegaard Munkholm
daniel@gymskema.dk

Relateret: Vilkår for brug